01Datos que tratamos

Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, fotografía o avatar de perfil, rol y espacio al que perteneces.

De tu trabajo en la plataforma: registros que capturas o firmas (alimentación, salud, rondas, bitácora), asistencia, estado y sección en la que trabajas en tiempo real, comentarios y archivos que subes.

Del gafete y emergencias, solo si los capturas: tipo de sangre, alergias y contacto de emergencia.

Técnicos: tipo de dispositivo y navegador, token para notificaciones, preferencias guardadas en tu dispositivo y registros de errores.

De llamadas con Ceiba, solo si las usas: audio, video, pantalla compartida, transcripción y resumen. La grabación se guarda únicamente en tu dispositivo.

Los datos de animales, recintos e inventario no son datos personales, pero los cuidamos igual.

02Datos personales sensibles

El tipo de sangre y las alergias del gafete son datos de salud, y el reconocimiento facial en videollamadas usa rasgos biométricos. Solo los tratamos si tú los capturas o activas la opción, lo que constituye tu consentimiento expreso; puedes borrarlos o desactivarla en cualquier momento.

Para el reconocimiento facial, la comparación se calcula en el dispositivo de la llamada a partir de tu foto de perfil; no guardamos plantillas biométricas en nuestros servidores.

03Para qué los usamos

Finalidades necesarias: crear y administrar tu cuenta y tus espacios; que tu equipo vea quién registró cada actividad; enviarte notificaciones de la plataforma; generar gafetes, tarjetas, reportes y documentos; dar soporte; mantener la seguridad y cumplir obligaciones legales.

Finalidades secundarias (puedes negarte sin que afecte el servicio): enviarte novedades de ZooTrack y medir de forma agregada el uso para mejorar la plataforma. Para oponerte escribe a nuestro correo.

04Con quién los compartimos

Con los miembros de tu espacio, según sus roles.

Con proveedores que nos ayudan a operar y que solo los usan para darnos su servicio: Google Firebase (base de datos, autenticación, almacenamiento y notificaciones) y Cloudflare (alojamiento y red).

Con el proveedor de IA que tú conectas con tu propia llave, solo cuando usas una función de IA y únicamente con lo necesario para responder.

Las consultas a GBIF y Wikipedia para fichas de especies no incluyen tus datos personales.

Con autoridades, cuando una ley o un mandato lo requiera. No vendemos tus datos personales.

05Tus derechos ARCO

Puedes acceder a tus datos, rectificarlos, cancelarlos u oponerte a su tratamiento, así como revocar tu consentimiento o limitar su uso. Envía tu solicitud a contacto@zootrack.com con tu nombre, el correo de tu cuenta, el derecho que quieres ejercer y, si aplica, los datos que deseas corregir.

Responderemos en un máximo de 20 días hábiles y, si procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Muchos datos los puedes corregir tú mismo desde Configuración › Mi perfil.

06Conservación y seguridad

Conservamos tus datos mientras tengas una cuenta activa o pertenezcas a un espacio, y después solo el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales.

Usamos conexiones cifradas, reglas de acceso por espacio y rol, y respaldos. Ningún sistema es infalible: si ocurriera una vulneración que te afecte, te lo informaremos.

07Cookies y almacenamiento local

Guardamos en tu dispositivo tu sesión, preferencias (tema, idioma, accesibilidad), borradores y datos para trabajar sin conexión. No usamos cookies de publicidad. Puedes borrarlos desde tu navegador; al hacerlo se cerrará tu sesión.

08Transferencias internacionales

Nuestros proveedores pueden almacenar o procesar datos fuera de México (por ejemplo, en Estados Unidos). Lo hacemos con proveedores que ofrecen niveles de protección adecuados.

09Menores de edad

ZooTrack está dirigida a personas mayores de 18 años y a organizaciones. No recabamos a sabiendas datos de menores.

10Cambios a este aviso

Cualquier cambio se publicará en la plataforma y en zootrack.cloud con su fecha de actualización. Si tratamos tus datos para una finalidad nueva, te pediremos tu consentimiento.

Si consideras que tu derecho a la protección de datos ha sido vulnerado, puedes acudir ante la autoridad competente en México.

01Data we process

Identification and contact: name, email, phone, profile photo or avatar, role and the space you belong to.

From your work on the platform: records you enter or sign (feeding, health, rounds, logbook), attendance, status and the section you are working in in real time, comments and files you upload.

From the badge and emergencies, only if you enter them: blood type, allergies and emergency contact.

Technical: device and browser type, notification token, preferences saved on your device and error logs.

From calls with Ceiba, only if you use them: audio, video, screen sharing, transcript and summary. The recording is saved only on your device.

Data about animals, enclosures and inventory is not personal data, but we protect it just the same.

02Sensitive personal data

Blood type and allergies on the badge are health data, and face recognition in video calls uses biometric features. We only process them if you enter them or turn the option on, which constitutes your express consent; you can delete them or turn it off at any time.

For face recognition, the comparison is computed on the call device from your profile photo; we do not store biometric templates on our servers.

03What we use it for

Necessary purposes: create and manage your account and spaces; let your team see who recorded each activity; send you platform notifications; generate badges, cards, reports and documents; provide support; keep the service secure and meet legal obligations.

Secondary purposes (you can refuse without affecting the service): send you ZooTrack news and measure aggregated usage to improve the platform. To opt out, write to our email.

04Who we share it with

With members of your space, according to their roles.

With providers that help us operate and only use it to provide their service to us: Google Firebase (database, authentication, storage and notifications) and Cloudflare (hosting and network).

With the AI provider you connect with your own key, only when you use an AI feature and only with what is needed to answer.

Queries to GBIF and Wikipedia for species records do not include your personal data.

With authorities, when required by law or court order. We do not sell your personal data.

05Your ARCO rights

You may access, rectify, cancel or object to the processing of your data, as well as revoke your consent or limit its use. Send your request to contacto@zootrack.com with your name, your account email, the right you want to exercise and, if applicable, the data you want to correct.

We will respond within 20 business days and, if applicable, make it effective within the following 15 business days. You can correct much of your data yourself from Settings › My profile.

06Retention and security

We keep your data while you have an active account or belong to a space, and afterwards only as long as needed to meet legal obligations.

We use encrypted connections, access rules by space and role, and backups. No system is infallible: if a breach affecting you occurs, we will inform you.

07Cookies and local storage

We save on your device your session, preferences (theme, language, accessibility), drafts and data to work offline. We do not use advertising cookies. You can clear them from your browser; doing so will sign you out.

08International transfers

Our providers may store or process data outside Mexico (for example, in the United States). We work with providers that offer adequate levels of protection.

09Minors

ZooTrack is intended for people over 18 and for organizations. We do not knowingly collect data from minors.

10Changes to this notice

Any change will be published on the platform and on zootrack.cloud with its update date. If we process your data for a new purpose, we will ask for your consent.

If you believe your right to data protection has been violated, you may go before the competent authority in Mexico.